Rapport du conseil d’administration

Conseil d'administration

Le conseil d’administration du FMC est responsable de la gouvernance de la Société, notamment de la surveillance de son programme et de ses autres activités. Il dirige la mise au point de l’orientation stratégique de la Société et s’assure que la direction gère les affaires conformément aux objectifs qu’elle a fixés.

En novembre 2011, le conseil d’administration a mené une vaste séance de planification qui se fondait sur l’orientation établie dans le cadre de la séance tenue en 2010. D’une durée d’une journée, la séance a été dirigée par un animateur externe qui a mené une discussion approfondie sur l’environnement de fonctionnement du FMC et sur les forces risquant d’avoir des répercussions sur son programme de financement. Cet exercice a permis d’établir l’axe de la mise au point des objectifs stratégiques du FMC pour 2012-2013 et 2013-2014 que le conseil a approuvés en mars 2012.

Les membres du conseil participent toujours activement au processus de consultation en assistant aux groupes de travail de l’industrie. L’information obtenue grâce au processus a permis au FMC de revoir ses principes directeurs en mettant en œuvre des initiatives qui tenaient compte des impératifs de simplification et de récompense du succès définis au début des consultations, y compris le lancement de principes directeurs pluriannuels, qui seront en vigueur en 2012-2013 et en 2013-2014.

Saine gouvernance

Le conseil d’administration de la Société est entièrement indépendant de la direction du FMC, de ses bailleurs de fonds et des bénéficiaires de ses programmes. Les administrateurs sont nommés et élus par les organismes membres de la Société, soit la Coalition canadienne pour l’expression culturelle, qui représente les cinq distributeurs canadiens de câble et de satellite les plus importants (cinq administrateurs), et le gouvernement du Canada, par l’entremise de Patrimoine canadien (deux administrateurs).

Composition du conseil d’administration (au 31 mars 2012)

Le FMC et son conseil d’administration sont engagés à mettre en œuvre les pratiques exemplaires de gouvernance afin d’assurer la gestion responsable de la Société pour le bien de ses membres, de ses bailleurs de fonds, des intervenants de l’industrie et du grand public. Dans le cadre de cet engagement, le conseil d’administration a adopté :

• un énoncé des principes régissant la gouvernance de la Société, qui définit la structure de gouvernance du FMC, décrit le rôle et le mandat de son conseil d’administration, la structure de comités, le code de conduite professionnelle ainsi que les normes de reddition de comptes devant assurer la saine gestion des fonds remis au FMC par ses bailleurs de fonds;
• les statuts du conseil d’administration, qui précisent les devoirs et les responsabilités du conseil et des administrateurs;
• un code de conduite professionnelle, qui s’applique à tous les administrateurs, dirigeants et employés de la société, pour promouvoir :
  • un comportement honnête, responsable et éthique, y compris la gestion éthique et responsable des relations personnelles et professionnelles,
  • le respect des modalités de l’Entente de contribution et de tous les règlements, lois et règles applicables,
  • une divulgation complète, juste, exacte et en temps utile de renseignements dans les rapports que la Société remet au Ministère, conformément à l’Entente de contribution et dans toutes ses autres communications au public

COMITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Deux comités permanents relèvent du conseil d’administration : le comité de vérification ainsi que le comité de gouvernance et des ressources humaines.

Comité de vérification

La principale fonction du comité de vérification est d’aider le conseil d’administration à remplir ses obligations de gouvernance de la Société et de surveillance des responsabilités relatives aux rapports financiers, aux contrôles internes, aux pratiques de gestion des risques, à la trésorerie et aux fonctions de vérification externe.

Le comité de vérification a adopté des statuts qui précisent ses devoirs et ses responsabilités. Il examine ceux ci chaque année, en consultation avec le comité de gouvernance et des ressources humaines, et les met à jour au besoin.

Composition du comité

En 2011-2012, le comité était composé des membres suivants :

• Cheryl Barker (présidente)
• Guy Fournier
• Ron Osborne (jusqu’au 21 juin 2011)
• Ron Close (à partir du 6 juillet 2011)

Réalisations en 2011-2012

Modification des principes comptables – Le comité s’est penché sur l’évaluation des répercussions sur la Société de la modification des principes comptables des organismes à but non lucratif. Il a également supervisé l’adoption des nouveaux principes en 2011-2012.

Contrôles internes et gestion des risques – Le comité a examiné un rapport sur les contrôles internes à l’égard de l’information financière. Il a approuvé le plan annuel de vérification interne et a reçu cinq rapports d’analyse interne; aucune anomalie importante n’a été observée.

Rapport financier intermédiaire et vérification externe annuelle – Le comité a examiné les rapports financiers trimestriels, a supervisé les activités annuelles de vérification externe et a passé en revue les états financiers 2011-2012.

Entente de services conclue avec Téléfilm Canada – Le comité a examiné la quatrième entente touchant la prestation de services conclue avec Téléfilm Canada et a recommandé au conseil d’administration de l’approuver pour une année supplémentaire, soit jusqu’au 31 mars 2013.

Plan d’affaires et budget annuels – Le comité a examiné le plan d’affaires, le budget et le plan de communications stratégiques 2012-2013, et en a recommandé l’approbation au conseil d’administration.

Comité de gouvernance et des ressources humaines

La principale fonction du comité de gouvernance et des ressources humaines est d’aider le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités en matière de gouvernance et de gestion des ressources humaines de la Société.

Le comité de gouvernance et des ressources humaines a adopté des statuts, revus chaque année, qui précisent ses devoirs et ses responsabilités.

Composition du comité

En 2011-2012, le comité était composé des membres suivants :

• Alison Clayton (présidente)
• Max Valiquette
• Glenn Wong

Réalisations en 2011-2012

Plan de relève de la présidente et chef de la direction – Se fondant sur la politique en matière de relève établie l’an dernier, le comité a créé un plan de relève de la présidente et chef de la direction, qui touche, en plus du remplacement imprévu ou d’urgence, la planification de la relève et aborde les besoins de l’organisme immédiats et à long terme relativement à la direction.

Interactions de la société avec les intervenants – Le comité s’est penché sur le respect de la Politique de consultation par la Société, et a constaté qu’elle y était conforme. En outre, le comité a examiné les mécanismes officiels de la Société pour traiter les contestations ou les questions soulevées par les candidats ayant demandé du financement, et a conclu que les processus en place étaient adéquats.

Perfectionnement, formation continue et évaluation des administrateurs – Le comité a supervisé l’analyse des résultats de l’enquête d’évaluation du conseil d’administration. Il a également mis sur pied un programme d’examen des administrateurs par leurs pairs, dans le cadre duquel les administrateurs formulent de façon confidentielle des commentaires sur leurs collègues. En outre, le comité a créé un nouveau processus d’orientation des nouveaux administrateurs. En vertu de sa politique en matière de formation des administrateurs, il a organisé plusieurs présentations au conseil d’administration, notamment sur les tendances de l’industrie des technologies, des médias et des télécommunications ainsi que deux conférences sur des projets innovateurs en médias numériques.

Tendances en matière de gouvernance de la Société – Le comité a entrepris une étude des tendances actuelles en matière de gouvernance et de la façon dont elles se répercutent sur la Société. Il a conclu que cette dernière est en mesure de répondre aux changements qui se profilent.

Présence des membres du conseil d'administration et des comités en 2010-2011

NOTES
+ Trois réunions du conseil ont été tenues pendant le mandat de Ron Close : son taux de présence est donc de 100 %
* Une seule réunion du conseil a été tenue pendant le mandat de Ron Osborne : son taux de présence est donc de 100 %

Rémunération des administrateurs en 2010-2011

La politique relative à la rémunération des administrateurs a été mise au point en 2009 par deux membres de la Société. Elle est revue à l’assemblée annuelle des membres et comprend des barèmes d’honoraires annuels et d’allocation de présence aux réunions. Voici les barèmes convenus par les membres pour 2011-2012 :

Honoraires annuels

• Président du conseil d’administration : 53 045 $
• Présidents de comité : 41 200 $
• Autres administrateurs : 31 827 $

Allocation de présence aux réunions

• 1 237 $ pour une réunion d’une journée (huit heures, y compris les déplacements)
• 637 $ pour une réunion d’une demi-journée (quatre heures, y compris les déplacements)

Nominations au conseil d'administration

Ron Close a été nommé au conseil d’administration le 6 juillet 2011, à la suite du départ de Ron Osborne, le 21 juin 2011. Il n’y a pas eu d’autre nomination au conseil d’administration en 2011-2012.